采购至应付类业务现状分析
采购至应付业务作为财务共享中心管理活动中重要的一个环节，其在财务经营管理过程中也起着至关重要的作用，同时，该环节面对的皆为企业经营活动中较为重要的往来款项审核和支付审批过程，传统的以人工在共享系统固定模式下手动进行审单的单据传递模式已经无法适应企业信息化管理要求，因某集团作为特大型央企，管理着数量相当庞大的分子公司群体，未来在共享模式不断发展和完善的推动下，纳入财务共享中心进行统一核算管理的本地单位会越来越多；当前从本地单位采购业务部门发起的应付单据审批请求到共享中心应付核算部的应付单据审单量也在逐渐大幅度增长，对于各类型应付单据纷繁众多的审核点，因应付单据存在的错误点难以被及时发现，而且在单据流传递起来后，会因为退单带来的采购经办人不断修改而致使单据重复传递、其他岗位重复审核等导致审单效率低下，而占据着人工审单时间较多审核点却是一些最为基本的诸如发票金额计算、税率比对、摘要、供应商信息等这些点的审核，这些审核点不但消耗人力时间较长，还容易被遗漏和忽视；目前随着RPA、OCR以及AI等各项技术的不断发展，通过使用这些技术，完全可以应用集多维度、多逻辑性相结合的高效自动审单机器人辅助人工进行采购应付单据审核，目前我公司在该领域的技术突破和应用已非常成熟，可在不改变本地单位原始单据附件影像资料上传形式的情况下（发票与其他类型单据混合在同一文件中或同一个文件里、发票拍摄格式多样、拍摄效果残次不齐等），通过我公司发票OCR分割技术，可成功实现电子影像附件发票自动筛选和过滤，对套打的、折叠的、多页的、混合的、污损的、有阴影的、光线暗淡的、黑白的、蓝色的、红色的、电子的等各种形式发票及单据可进行智能格式转换、切割分拣、提取、翻转、颜色空间变换、降噪、二值化、腐蚀、膨胀、方向检测、文本检测、动态压缩、循环卷积、正则化、结果双向检验、业务规则智能匹配、去重、重试、二维码校验、业务逻辑补偿等手段进行精准信息拾取；然后，再对附件发票单据等与报账单据信息通过建立整套单据审核逻辑规则进行信息比对和单据传递，既提升了单据传递效率、节约了本地单位及共享中心各环节人员的时间，也保证的审单的准确率；
采购至应付类业务现状分析
共享中心应付部门在采购至应付环节中承担着巨大的任务量，应付部门人员配备数量也一直居高不下，且应付部门人员工作量基本都处于高负荷状态，再加之已经建立起来的共享中心为支援其他区域共享中心的建立，经验稍微比较充足的骨干人员经常被派遣调动，新进的人员又因业务不熟以及经验欠缺导致工作效率和业务处理准确率难以短期内迅速提升；
同时，由于应付单据的特殊性，往往需要共享中心及时对单据进行处理，否则会影响款项支付，因此，应付部门人员需在共享作业平台的任务池中对单据进行不断查看和任务领取，尤其是在月底和年底单据量骤然猛增阶段，业务人员为了单据及时被处理完，需加班加点完成审核工作，大量的重复性审核和信息比对工作，不但让业务人员疲劳不堪还会由于视觉疲劳及其他紧急任务等原因影响单据审核准确度；
其次，对于单个单据在发票附件数量较多情况下，人工进行数据计算耗时更甚，对于日复一日的相似的应付单据，人工在处理过程中，难免会受人为疲劳性制约而出现差错，这就导致单据审核的准确性和高效性无法保证；
不仅是上述几项因素影响采购至应付业务，对于单据审核隐藏的风险及合规问题也难以有效控制，这些种种原因导致集团整个采购至应付业务管控能力有限，无法精准数字化管控，因此急需借助RPA、OCR等信息化手段辅助人工进行业务处理，将人工从操作繁琐、枯燥的工作中获得一定性的解放，让员工投入附加值更高的业务工作当中，从而，也促使整个某集团体系采购应付模块达到降本增效、业务高效管控的目标。
采购至应付类业务流程分析
某集团体系各共享中心的采购至应付业务涉及到的业务流程主要分为单据审核、资金支付指令传递、单据推送至财务系统、往来账核对等。通过建立统一的共享平台核算体系后，单据审核流程既有共性部分也存在特殊单据个性化审核需求，因此，业务处理的集中化、规范化为集团公司集中化管控带来了便捷。
共享中心应付管理部门在作业池中对不同本地单位传递的应付单据按照共享中心规定的统一审核管理规则要求，对应付单据的各项审核要点诸如摘要、借方科目、备注、冲销金额、供应商信息、付款金额、税码、发票引用等，分为与附件关联或非关联审核项，非关联审核点需根据审核点所符合的固有规则进行评审，而关联审核点则需对附件发票、合同、验收单据等相关附件信息进行信息获取和分析，再与单据填报信息进行比对，根据不同的审核结果进行相应的单据回退或加签、正常传递、传递信息录入的操作；对完成审批流的单据进行推送至财务系统操作，至此整个采购单据审核最重要的流程基本结束；
应付单据在开始流转后，如果不能提前对各审核点进行预审核和单据退回采购经办人一次性进行修改，则当前神审核流程时无法高效流转的，甚至出现单据在传递一半以上的审批流后才被发现错误，这时单据再被一个个审核节点的回退，经过被经办人修改后重新进行新一轮的审批环节，如果一旦被二次发现错误，又会被再次执行回退操作，如此，整个单据审核和流通过程存在诸多不稳定性因素，单据传递效率低下甚至隐蔽性的错误难以被及时发现，或者整个审批结束后都未被发现。因此，信息化手段的引入可以快速在经办人填完单据后即可被机器人接收到单据，机器人可将各审核点一次性审核完并出具审核意见，帮助经办人一次性修改好单据，大幅度减少单据在整个审批环节来回传递，不但减轻各个审核环节人员负担，还显著提升了单据审核效率。
Gobills RPA采购至应付类核心业务场景优化建议
对于应付单据审核类场景机器人的应用，通过在整个审批流程中增加位于采购经办人岗之后的RPA机器人审核岗（示意图见本段下），可对经办人发起的报账申请单在RPA审核范围内的各项审核点一次性审核并出具审核意见，单据传递分为三种情况：
- 对审核无误的情况进行正常传递操作；
- 对审核点存在不确定性但无确定性错误的情况，则加签给应付核算岗进行确认，确认无误则正常传递，如果确实单据填写有误则应付核算岗只需一次退回给RPA机器人，RPA机器人然后回退给采购经办人即可；
- 对审核点存在确定性错误但不确定性错误有或者无的情况下均回退给采购经办人进行一次性确认；如此一来，整个单据审核和传递过程中，既保证了单据审核的质量和准确率，也确保了单据传递的高效性，可保证单据从发起申请到整个审批环节完成，相比人工操作可大幅缩减审核周期；
对于其他类特殊应付单据审核以及特殊主体单位的个性化审单需求，北财RPA机器人可因地制宜，通过对不同的特殊单据类型设定特定的审核逻辑规则，可满足该类特殊单据能够顺利审核和传递；对于采购至应付其他业务场景机器人应用，诸如发票信息维护、税码、业务大小类等信息不定期自动维护等，RPA机器人可根据设定时间点自动登录关联系统或者调用数据规则关系逻辑进行信息自动校验和更新或者预警提示；对于单据推送至异构系统类的应用，可在审批流外建立独立监测机器人，机器人可根据作业池数据状态，自动抓取信息并进行判断，然后下达相应的运行指令。
牵扯到发票OCR环节，因附件影像资料的随意性和上传质量不确定性，为了尽可能提高发票识别成功率和准确度，通过提取OCR识别出的部分信息，使用爬虫技术在发票验证数据池里进行对应发票数据二次校验，并获取正确完整的数据信息，确保发票映像附件数据提取成功率稳定在98%以上；对于诸如合同、验收单、价格表等非结构化的一类单据，可通过锁定固定位置信息解析和提取，然后根据设定好的规则，对单据进行评审和意见反馈。
其次对于诸如发票是否盖章齐全、发票所开商品名目是否满足合规性要求等的单点审核应用，机器人也可根据实际需要，进行相应的无人值守模式部署和自动信息预警反馈，加强集团合规管控能力。
由于当前某体系未来呈现多区域多模式但整体统一的发展趋势，采购至应付环节的信息化改造，不同企业、区域、共享中心的应用模式不尽相同但整体建设理念又基本一致，北财RPA机器人可灵活根据实际情况进行单独开发，更加满足不同客户群体的实际需求，做到与业务实际需求高度吻合，极大促进采购至应付业务运作高效、准确和集约化。
采购至应付类Gobills智能RPA机器人实现流程分析
本节以采购至应付业务场景中应用最为重要和广泛的单据审核场景进行RPA机器人实现流程的分析。
首先，应付单据审核RPA机器人工作时间段覆盖整个应付单据所处的整个时间内，进入节假日（不含周六周日）及夜晚时间段，机器人通过自动关机和程序自启实现不间断的单据任务池监控和单据领取，单据从被经办人发起传递到被机器人在任务池领取到，时间最多不超过十分钟，如果需要进一步降低审单周期和应对单据突然猛增的极端情况，可通过部署多个机器人并发作业的方式，以此满足单据高效周转的需求。
对于诸如摘要、借方科目、冲销情况等审核点，通过建立机器人内部规则逻辑关系，从而实现该类信息的精准审核；同时，机器人在应对实际业务规则不断发生变化方面，我方运维人员可快速实现规则逻辑更新，不影响应付单据审核的流通，如果维护时间较长，可选择在晚上进行逻辑规则关系更新；对于如发票类的结构化附件及如合同类等非结构化的附件资料，通过使用OCR、发票自动切割技术以及信息分析加工处理模块，根据单据审核请求指令和数据计算逻辑，自动获取发票及其他非结构化附件资料的标准化数据，然后再与报账单页面数据进行相应的信息比对操作。
RPA自动审单机器人的运行逻辑结构图如上图所示：
该结构图的模式适用于某集团所有单位类型组织关于采购至应付业务，不同单位在细节方面虽略有不同，但整体思路基本一致。机器人自动审单流程涵盖了以下节点（非按照流程排序）：附件影像资料过滤和目标文件查找、影像资料下载和传递OCR识别系统、混合单据自动切割和目标发票获取、发票信息获取、发票信息整合、非结构化附件资料信息拾取和数据分析汇总、根据单据审核指令对单据数据按照规则加工计算并输出、无法识别发票及非结构化附件资料的自动提示、全程信息加密、机器人进程监控、附件资料识别与单据审核指令衔接、任务池单据领取、单据类型识别、审核点自动定位、页面信息抓取、摘要审核规则设定和判断、科目选择逻辑设定和判断、供应商选择与发票识别信息比对、供应商账号显示格式转换、供应商账号与发票识别信息比对、税码识别与比对、金额比对（含税、不含税、税额）、增值税专票与普票区分、合同条款信息获取和信息准换、其他类附件资料信息综合分析加工处理、不同审核结果不同传递方式逻辑设定、回退单据单据识别和处理、单据审核结果反馈、审核过程监控、自动容错、全程数据安全积极防护、单据整体过程监控、突发情况自动监控和预警、运行过程自动录屏存储等；通过这些流程节点的综合应用，确保了采购至应付单据审核作业流程实现真正的数字化和智能化。