一：引子

本文以销售费用管控作为切入点，主要谈一下如何加强销售费用的管控，也是由此点拓展到，财务部门如何制定制度，制定清单，将各项财务制度落地，只有将制度设计的落地，细节管控的到位，才不可能出现财务部与其他部门扯皮的事情，也不会出现财务部无法管控到位的问题，只有这样才会实现在财务的地盘听财务的。

二：故事

小明自从通过上次电子承兑的事情之后，似乎财务灵性顿开。对于财税学习有自己的理解，并遵循财务经理的教导满满开始对财务摸到了门路。财务经理也开始对小明的成长表示欣慰，同时给小明开始接触费用会计的工作。

小明对于费用管控还停留在发票的管控阶段，为此他按照之前思路，整理了费用报销发票审核清单，具体内容有很多，截取部分内容如下（其他省略）：

1：增值税普通发票信息检查公司全称是否正确。（开具税号等相关信息的也需要检查发票相关信息）

2：增值税专用发票信息检查（公司全称，纳税识别号，银行账户，公司地址）。如我方发票信息变更后，尤其要重点核查开票信息。

3：检查开票内容是否一致（开票项目，单位，单价，金额）

4：检查发票专用章（发票专用章名称是否与销售方名称一致，专用发票上的纳税识别号是否与销售方纳税识别号一致）

几次小明收到其他部门的费用报销单据，就是检查下发票，然后发票没啥问题就过去了。几次和其他部门就费用报销的争议，大抵就是发票盖章不清楚，取得的发票字迹模糊等问题。有一次小明去税务局办事去了，销售部主管来报销一项费用，看见小明不在座位上，就先把单据给了财务经理，财务经理一看这是一项日常活动费用，按照制度规定是不超过1000元，是由销售部经理签字，副总走流程。财务经理一看发票998元，然后潜意识觉得这个有问题，虽然收下来了销售部主管的报销单据，但是还是等小明回来在具体看一下。

小明办事回来刚屁股落在凳子上，财务经理便说：“小明你查下销售部王主管，最近几个月报销日常活动费用的单据，看下和我手上的这个发票号码挨着的号码是否有？小明心想：查发票号码干啥？刚在税局被专管员怼了几句，心里还不舒服呢。现在财务经理又安排这个莫名其妙的事情，也不知道搞什么幺蛾子。于是小明先在会计分录中找到销售部王主管最近几个月的报销，然后根据凭证号去找相关附件和发票。因为小明之前对于发票管控都是限于发票识别，没有进行发票号管理，所以费了半天劲终于找齐了几个月的王主管报销相关发票。

“咦”，小明发出惊叹声，同时继续补充道：“这个怎么回事，怎么发票号码两个月是连续的？”。听到这个时，财务经理露出了异样的眼神，似乎在说明道高一尺魔高一丈，也似乎在表明自己的判断是对的。小明拿着那张发票赶紧走到经理面前，然后真相大了个白。原来销售部王主管的日常销售费用，根据财务部销售费用制度规定，1000元以下只需要销售部总监负责，副总走流程。而超过这个数额则需要总裁签字，则意味着审批流程和时间长，所以销售部王主管采用了拆单的做法，同一笔支出分开两张发票，金额分别小于1000元，而且在最近的月份分别入财务账报销。

“嗷”，小明又发出惊叹声。心中默默：原来发票管控还真不是那么简单，里面的学问很深啊。的确市面上对于费用会计的看法比较简单粗暴，实际上费用管控真要做好，还是需要花费很多管控工具，和管控的小思维的。

有一天销售部小丽拿着销售活动费用来报销了，小明吸取了上次事件的教训。也建立起了销售活动费用的“发票号码对应检查表格”。查了发票号码没有问题，但是小丽报销的这个费用，是小明第一次遇到的，为了保险起见，小明拿着小丽的票据走到财务经理的办公桌前。

小明说：“经理，销售部小丽报销的销售活动制作费，我看了发票和发票号码都没有问题，但是我第一次遇到这个费用，不知道还需要注意什么？”财务经理说：“销售费用管理制度，你看了吗？”小明立马补充道：“我都看了，但是制度是之前的…”，小明语气越说越低沉：“你说让我根据实际业务，以及报销中出现的问题进行补充完善，但我现在还对业务不是太熟悉，所以也不知道哪里有什么问题。”

财务经理接过小明手中的单据，翻看了相关单据和发票，然后说：“这个销售部小丽怎么这样做事呢”。小明以为财务经理说小丽的不是，于是补充道：“是啊，他们销售部的人，总是认为自己是公司创收部门，一个个特别跩，说话都是鼻子朝天”财务经理笑了说：“我说的不是这个，我们上次开集团会议就销售部门活动制作费，专门讨论了，并按照新规定来，可能文件还没下来而已，但是还是需要执行啊”。

于是财务经理继续说：“销售部门物料制作费，除了发票之外，还必须还有这些附件，来辅助支撑业务的真实性、合理性、有效性。物料制作费支付所需原始附件：1、物料请购流程；2、物料入库单，开发商现场人员签字验收；3、物料采购明细清单；4、对应支付金额的发票；5、合同复印件（合同原件需在签订后，转交财务部一份备案）;6、印刷物料样板图。”

“哦，还需要这么多附件啊”，小明说：“经理，这些只是我们企业，或者说每个企业自己的规定吗？”，财务经理看见小明对这个话题感兴趣，端起了泡着枸杞茶的杯子，深深的喝了一口，继续说：“这些费用附件，不仅是会计核算的要求，也是企业财务管理的要求，同时也是税务风险管控的要求”小明心想：怎么这么多要求，原来还不是企业自己说了算的。经理继续说：比如税法上对于会议费的要求，其中就有地方税务机关曾经专门出台文件，《河北省地方税务局关于企业所得税若干业务问题的公告》（河北省地方税务局公告2011年第1号）规定，对纳税人年度内发生的会议费，同时具备以下条件的，可以扣除。（1）会议名称、时间、地点、目的及参加会议人员花名册；（2）会议材料（会议议程、讨论专件、领导讲；（3）会议召开地酒店（饭店、招待处）出具的服务业专用发票。企业不能提供上述资料的，其发生的会议费一律不得扣除。

小明还在为自己之前只看发票的行为感到不好意思时，财务经理继续说：“后面小明，你需要把费用报销制度完善，而且具体费用管控都需要形成可执行，可落地，可以检查的体系清单”，看着小明点头如捣蒜一样，财务经理今天又多说了不少：“什么时候，你和其他部门对于报销的讨论，开始迈出发票的争论，开始讨论具体费用如何界定，标准如何判断，方式如何的层面，你才开始正式启动费用管控，而后才是针对这些进行问题的针对性分析和管控了。”

三：技术总结

一：具体清晰的范围

为何日常中财务部经常和其他部门发生争议，其中有一个重要的问题，那就是对于相关概念界定不清楚不清晰，最后各说各话。那么要解决费用管理的问题，第一是制度上，表单上需要对具体费用通过多个维度去界定，比如以下举例市场推广费用，从开支范围、费用标准、报销附件等做出明确，以此减少纷争，更能将制度落地。

二：条条清晰的具体表单附件

以下主要列举了销售费用的常见支出，主要是通过附件的形式，来强化业务的管控，这些附件一则是财务管理的需要，同时也是会计核算的需要，有的甚至是税务部门单独下文件的规定。所以唯有如此，展开清单样式的方式，将管控具备可视化，也更加容易落地。

1）、广告费、业务宣传费、推广费、策划费、展览费等费用支付所需原始附件：

1、服务商根据合同约定出具的书面付款申请；

对应支付金额的发票原件;

3、合同复印件（合同原件需在签订后，转交财务部一份备案）;

4、签字、盖章确认的现场效果验收单、报版广告、活动现场照片、确认单、等其他可证明所需支付款项真实性的附件；

5、效果评估表。

2）、物料制作费支付所需原始附件：

1、物料请购流程；

2、物料入库单，开发商现场人员签字验收；

3、物料采购明细清单；

4、对应支付金额的发票；

5、合同复印件（合同原件需在签订后，转交财务部一份备案）;

6、印刷物料样板图

3）、活动礼品采购支付所需原始附件：

1、活动礼品采购事前呈报流程；

2、礼品采购清单、礼品验收入库单，验收并签字确认；

3、合同复印件（合同原件需在签订后，转交财务部一份备案）;

5、礼品样版图；

6、礼品发放签领表；

三：建立专项费用检查要点

此部分也是PDCA体系下的检查部分，也就是各项费用管理，需要进行检查，对于发现的问题需要及时纠正，那么怎么检查呢？每个公司可以根据自己企业的状况进行制定检查清单，并且对照清单进行逐一对照。

1）差旅费

1： 报销单据填写须规范、附件须完整；

2： 出差 OA 审批须合规；

3：不得存在超标准报销未经审批情况；

4：不得存在超出差旅费范围的报销；

5：退票费报销须经过有效审批，须取得合规发票；

6：交通费报销不得存在不合理现象；

7：不得存在核算其他费用的现象；

2） 招待费

1：超地方审批权限的招待费须按规定上报总部审批；

2：不得存在拆分招待费申请金额，规避审批的现象；

3：不得存在未一事一报的业务招待费情况；

4： 不得存在内部送礼的现象；

5：招待费报销范围须合规（不得列支员工聚餐）；

6：招待费审批单内容须填写完整，招待费记账凭证、付款审批单摘要编写须规范；

7：招待费付款审批单附件须规范；

8：招待费发票不得存在发票专用章和查询结果不一致的现象；

9：招待费核算须规范；

3）车辆费

1：车辆费用报销不得存在虚报费用现象；

2：不得存在用其他费用报销车辆费用的现象；

3：车辆费用不得存在超范围报销现象；

4：车辆费用超标须事先经过总部审批；

5：车辆费用不得存在现金报销加油费、维修费现象；

6：车辆维修、保养须按流程权限申报审批；

7：车辆维修、保养报销须有维修明细单；

8：出车登记须及时、完整，要素须完整；

9：车辆油耗须有监控；

四： 合理科学的管理制度

此部分是属于PDCA体系下的总结，也就是费用管控有管控计划，有管控实施，有管控检查，如果没有这部分的总结，那么就没有形成一个良性的闭环，对于发现的问题没有一个检查，对于费用的数据背后现象没有一个纠正，那么前期很多工作也会处于形式状态。

1、销售费用实行总额控制、动态监控原则，销售部门依据年度销售签约计划按年度签约总额*%的比例编制年度销售费用计划，确定年度销售费用总额。

2、销售部门应有专人管理销售费用使用情况，建立销售费用计划、合同、付款台帐，并按月自行进行费用清查，每月末与财务部门核对销售费用的使用情况。

3、销售费用需按月统计与反馈，财务部每月统计各项目签约总额及销售费用支出情况，计算月度销售费率及年度累计销售费率，与销售部门核对，核对无误后向管理层汇报销售费用使用情况，发现销售费率超过*%时需提出预警。