嗯嗯，明天要过生日了，在给自己生日许愿的时候忽然想起来，我说好的一周更新一次帖子的愿望都没有达成，那还有啥资格许其他的远大志向呢。所以我又赶紧跑回来了。
说回正题，个人认为财务共享先从费用共享开始是最短、平、快的方式，效果明显，客户体验度高，而且容易出成绩。所以就先从这部分说起。说实话，在普遍不被看好的初始阶段，我们也是通过费用共享最终获得老板支持的。
其实费用共享没有那么多技术含量，不需要掰开揉碎说好多，但是有几个关键点需要提醒下，我在这里再啰嗦几句：
首先还是需求分析：先诊断公司的情况，才选择一款适合公司的费用报销软件，比如公司的费用类型主要都是什么？对公的多还是对私的多？差旅多吗？长期付款（比如签多年需要按期支付的租赁费用）多吗？梳理完自身情况后，需要针对公司业务特点去选一款更性价比最高的软件。当然，如果作为财务负责人的你了解到公司会有重大战略转型，会大大影响到你的付款方式，比如从TO B的转成TO C，那么这些影响也要提前考虑在你的选型过程中。就上面提到的几种费用类型，对费报系统的功能点就有不同的需求，如果公司员工出差付款比例很大，那就多看看已经对接各大主流订票、打车、酒店等平台的费报系统，这些系统能够很容易的实现从订票到报销的全流程管理，不仅让员工省去好多线下填单据的琐碎工作，同时还能帮你做数据分析。如果你的对公业务占主导，那其实这些功能对你来说就不大实用，对于对攻业务比较多的公司，更关系合同付款的准确性，尤其那些长期合同，或者分期付款的合同，对于财务人员来说，每次付款的时候再去翻合同是件很麻烦的事情，最好的方式是在首次付款前，业务就已经把合同的所有付款阶段都已经在一张付款单里填完整，到了每个付款节点，触发付款流程，财务在首次审核时，就已经和对过业务提报的所有付款比例，付款节奏等信息，待到付款时，只需要检查付款条件是否符合即可。这种费报系统我不知道目前是否有现成的软件，我们那个时候是根据我们的业务情况与软件开发商特别定制的表单，所以还是那句话，在选择软件前，先梳理需求，别盲目被软件商忽悠买了一堆华而不实的功能。软件还需要具有扩展性，比如上面提到的功能，需要软件商有能力帮你实现。切记一定要把需求都写到需求文档中去，帮助软件商更好的理解你的需求
其次是流程梳理，这个在之前的文章中有提到，再啰嗦几句。我觉得费用报销是最考验流程梳理功力的，为啥哪，因为这部分是公司各业务流中的重要一环，审批流程设计的是否合理，直接影响了费用支付管控和公司的效率。在设计的时候，需要把费用做个分类，不同类型的费用审批流程可能不一样。我们当时是分成了有标准和没有标准，有合同和没有合同。具体解释下：有标准指的是公司有明确标准的费用，最常见的比如差旅费，为了管理方便，我们后续还制定了很多费用标准，比如行政费用，根据分公司日常开支的费用制定的每月人均费用标准，团建费用标准，加班打车标准等等。对于这种有标准的，在费用系统中直接设定标准，在标准范围内，无需再重复审核，由部门负责人审批后直接支付即可。对于没有标准的开支，又分成两种情况，有合同和没有合同，有合同的项目，按照签订的合同审核，业务部门上传合同达成条件的资料及发票后，即可有业务部门审批支付。对于没标准，没合同的支付项目，需要在业务支出发生之前，就向总经理提交业务具体的事项申请，总经理确认事项和金额后，方可在系统中申请付款。这个是我们目前采用的粗略流程。
最后就是选择的系统一定要有手机端审批的功能，这个才能真正提高所有审批人和申请人的效率。各种原因我不说大家也能明白。
有了费报系统后最大的好处是可以进行事前管控。这种管控有几个方面，第一是预算管控，在没有系统的时候，财务主要的工作就是审核和付款，对于付款是否已经超预算，只能在月末结账后通过预算比对来发现问题，但是多付的是没法追回来了。有了系统后，我们把各项费用预算按部门提前输入系统，业务在提交付款申请时如果费用超预算，系统自动就会提示无法提交，业务需要解释超标的原因，新增费用的原因等，还需要逐级审批，几次后，业务就都长记性了，对预算的编制和使用都格外上心。除了预算管控外，对资金的预测也起到了一定帮助。由于业务会提前将业务申请录入系统，即使部门负责人还为审批，资金部门也能够通过系统知道未付款的总额，以便提前做好资金计划和管控。
当然在上了费报后，业务需要很长一段适应时间，尤其是对于那种有很多分公司，而且之前分公司自己有财务人员进行报销的情况。当你做了集中支付后，业务会抱怨付款时间长，流程麻烦，究其原因主要有两个方面：1）由于分公司报销单据提交不规范，被财务频繁打回。2）共享中心财务由于服务公司众多，而且与分公司没有利益关系，导致反馈过程有可能不够友好；3）原来分公司有财务，想什么时候报销，随时报销，随时拿钱，现在统一报销后，报销时间势必延长了。针对这些问题我们也做了相应的应对，首先是对分公司反复培训报销的规定，其次对于共享中心财务也出台了考核制度，考核他们的同一笔业务打回率，这样他们更关注有问题单据一次性沟通效果，提升业务满意度。我们鼓励大家及时报销，对于分公司规定了明确的收单据时间以及报销时间，同时，也给他们制定了信用制度，对每次及时提交单据且合格的公司，我们采用无单据付款制度，即只要系统提单，就可以先付款，后审票，对于信用不好的公司，需要每次等收到单据审核无误后才会付款。这个信用制度每月公示一次，所有分公司都能看到，后续就再没有抱怨和投诉了。
好了，今天就到这儿吧，预祝各位端午安康！