据统计，全球500强企业中，90%以上已经实施或计划实施财务共享服务，其中国内企业中，已有62家完成财务共享中心建设，约占48%。随着企业信息化水平和精细化管理程度的提升，会计档案存储数量激增，企业对会计档案管理的成本效率以及安全性提出更高要求，而在财务共享中心建设过程中，建设档案管理中心亦是关键的一环，实现合同、对账单、发票等会计档案的集中归档。

档案电子化：时也，势也！

《电子商务“十三五”发展规划》要求，十三五期间“要加快企业电子档案管理制度及平台建设，推进电子档案管理，发挥电子会计档案对电子商务的促进和保障作用”；同时，财政部印发的《会计档案管理办法》颁布施行，将电子会计档案纳入会计档案范围。信息化时代，电子档案管理势在必行，2020年以来相关政策频出：

• 1月8日：国家税务总局《关于增值税发票综合服务平台等事项的公告国家税务总局公告》
• 2月27日：国家税务总局《关于开展2020年“便民办税春风行动”的意见》
• 3月23日：财政部会计司《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》

尤其是疫情期间，优化和拓展“非接触式”电子凭证的必要性更为凸显，而当下企业会计档案管理工作面临困扰：

• 会计档案量大，会计凭证、合同、报告等材料多；
• 流程管理体系未拉通，不利档案整体管理；
• 没有纸质档案与电子的索引关系，查阅繁琐困难；
• 无监督、易丢失、被篡改损毁，无法保证完整性。

在归档过程中，对于档案移交、上架、盘点、销毁等，企业如何实现高效在线管理呢？解决方案，详见下文。

档案系统体系：财务“云”端化

云计算、云共享等技术愈发成熟，加速企业会计管理信息化进程，如何在“无纸化时代”云领风骚？！财务云档案管理系统的出现，恰是市场大浪淘沙后的一粒“金子”。

财务云档案管理系统灵活对接企业前端业务系统，实现财务档案与业务环节拉通，档案自动采集，且电子档与实物档保持信息一致。除了作为独立系统的解决方案，还可以与财务共享中心结合，形成综合解决方案，互补增强。

涵盖全流程资源
电子会计档案管理涵盖的业务范围完整，档案种类全面，诸如凭证类、发票类、合同类、回单类、证照类、报告类、收据类、报告类……
管理全生命周期
制定完善的财务档案管理制度，采用流程化方式对会计电子档案实施统一、规范、自动化管理。管理流程覆盖会计档案整个生命周期，主要包括档案收集、装订、保管、调档（借阅、转移、变更等）、统计、销毁等关键环节。

库位管理精细、高效
灵活根据档案库配置库位，呈现详细的库位信息，支持打印册号，并通过扫码枪批量扫描已移交档案册以进行快速录信息，批量入库上架。

权责清晰、安全可控
系统内置审批流程配置可根据具体业务自定义流程、审批权限等，归还、接收自动待办提醒，且支持与个人信用管理模块结合，可配置相应的奖惩措施；同时通过查询档案或档案册详情，了解详细变更记录，保障调档过程可溯。

另外，针对用户、部门及岗位进行严密的权限控制，合理分配档案管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印等操作权限，避免管理漏洞，杜绝信息泄露，强化安全性。

扫码盘点、自动生成报告
企业发起盘点计划后，根据盘点条件统计并自动生成盘点清单；盘点过程扫码录入，自动生成差异单和盘点报告。

销毁流程严谨、规范
当档案到了保管期限，系统自动发送提醒档案管理员，并自动进入待销毁阶段。当管理员批量选择待销毁档案后形成清单，待审批通过后，线上无法查阅已废弃电子档案，线下纸质档案下架，规范管理销毁操作。

通过财务云档案管理系统，会计和审计人员根据少量信息查询，就能全部调研、显现整个业务链所产生的所有档案，不仅改变传统会计凭证打印和归档过程中的低效、大量工作外，还极大地改善了审计查档和调档的便利性。