上次既然谈了这么多共享中心的优点，如果你是一个较大团队的财务负责人，会不会也心动了？那我就根据我的亲身实践，归纳总结下我们筹建共享中心前的准备工作吧！希望能给你些小小的启发。
万里长征第一步是“洗脑”。一个篱笆三个桩，一个好汉三个帮。就算再有能力的人，也不可能靠一己之力完成这个庞大的系统工程。你最需要获得的是两类人的支持。第一类是你的财务部骨干，他们是真正能帮你实现改变的人，他们需要完全理解你的想法，并愿意全力以赴达成目标。我主要通过几个方式完成了目标统一：1）沟通：跟他们谈理想，谈未来，谈趋势，谈发展；让他们知道改变会让他们变得更好，为他们的职业生涯带来新的体验和成长；2）学习：让他们看其他成功企业的案例，去参加一些有关话题的分享和培训，让他们相信别人能做到的，他们也可以。3）分享：学习回来一起探讨，怎么取长补短，我们需要怎么改变；获得内部人员的理解和支持的同时，还需要取得公司管理层的支持。首先当然是你的直接老板了，向一个非财务人员讲明白你要做的财务改变还是有一定难度的，讲太多理论知识他不明白，你说要提高效率他说他不太需要，你就别把工资发错就行了；你说我能把财务人力成本降下来，他说你别回头人减下来了，我业务支持不了了。。。这个过程持续了几个月，老板基本被说动了，这个时候再找他比较信任的几个高管进行说服工作，讲明白做事的理由，带来的改变，对他们的影响等等，最后终于取得了大家的一致同意。这个过程虽然漫长，但其实是一个思想碰撞的过程，大家的问题都是在修正你的想法，在推动你思考，让这个理想的模型，越来越清晰，越来越落地。所以，千万不要怕挑战，他们都是帮你成长的贵人。
思想统一后，接下来最重要的事情就是定目标了！共享的目标其实特别简单直接，无非是提高效率，降低成本，提高准确性！但是，问题来了，你怎么衡量？我对任何描述性，概念性目标都不买帐，那句话怎么说来着：无法衡量就无法管理。是的，我相信绝大多数目标是可以量化的。因为如果你做的事情有价值，一定会带来变化，而这个变化一定在某个方面会体现出来，如果没有，那麻烦你好好反思下。比如，我们业务说我做了这个改进后，客户满意度大幅提高提高，那么我会问，怎么体现出来的？产品故障率下降？客户续费率提高？客户咨询电话量下降？如果没有带来指标的变化，你说啥我也不信！共享也是一样，我最近在辅导的一个兄弟公司做共享时，就给我说了一大堆理论，什么数据更畅通，大家效率更高，凭证自动推送，报销网上审批。。。拜托，这些都是过程，做了这些带来什么结果？我当时给团队就设了一个目标：在不增加人员的情况下，结账时间从2周缩减到5天。虽然现在我们在公司不断扩大的情况，已经做到1天完成结账了，但当时大家都觉得mission impossible!
有了目标以后，接下来就是自我诊断。先梳理下核算的问题和改进的重点。整个梳理过程分了几个方面：首先，把核算工作按主要模块进行拆分，分模块进行分析。我们把核算主要拆成了：费用审核与报销；资金审核与支付；总帐与报表；收入与成本；资产与采购，税务和发票。然后对各模块的关键问题进行梳理，找出每个模块影响效率或者满意度的关键点：比如我们的报销满意度很低，大家都反映报销慢，经常来催款，这就是一个我们要在系统设计时需要改进的关键点。再比如，由于分公司分布广泛，导致大家开户的时候都选择自己方便的开户行，导致银行多，账户多，在收付款管理中效率低，错误多；再比如，我们每天的收款笔数多，财务录单时间很长，出错率也不低；还有发票管理问题等；然后每个模块有专门的负责人对这个模块的每个步骤进行分析，统计大家的工作时间，哪些是耗时比较长又价值不高的工作，是否可以通过系统来替代。在这个工程中，每个成员都需要至少记录一周自己的工作内容和时长，分析耗时多的原因，然后梳理出改进重点。
诊断做完后，就开始定节奏了。由于资源有限，我不可能全面开花，各个模块齐头并进，所以我选择了先改造费用报销模块，之所以选择这个模块，是因为这个部分上线时间短，用户体验最直接，做好了后面的工作会得到更多的支持，而且老板虽然同意了这个项目，但一定要让他尽快看到效果，提高对团队的信任程度。然后我们通过上共享模块，一次性解决了收入与成本，总帐与报表和资产与采购的共享；最后对资金和发票进行了改造。后续我会一一进行介绍。
有了目标，自我认知，时间计划后，我们开始进行供应商的筛选，这个工作没有花太差时间，原因是因为我的资金预算有限，太大牌的软件我确实用不起，而且考虑到我们账务的延续性，最后还是选择了现有软件供应商的各共享模块来进行改造。如果你们预算充足，可以多看看市场上主流的各专业软件，目前的云化程度很高，对实施和更新都比较友好。
上面仅是我们在上共享之前做的一些准备，有可能有欠缺，但总体来说，基本保证了我们后续上线的顺利进行。我觉得这里面几个重要的地方需要再强调下，第一就是沟通的重要性，取得大家的支持和信任是成功实施非常关键的一步，因为在上线的过程中一定会有系统问题，导致报销错误，付款错误等，大家的包容和理解全在你前期是否已经打过预防针，否则后面的一堆指责和抱怨也会让你焦头烂额。其次就是目标和分解，目标不要太多，而且要切中要害，我看到有的上来就定人力成本下降多少，或者减少多少人，其实人员下降是共享实施后的必然结果，而且在共享初期和中期，由于工作内容的变化，涉及到人员替换或者补充，人员成本有可能上升，这就会给你造成焦虑。而且这个指标很难量化，因为在初期不知道做的效果如何。但是结账时间这个指标容易量化，也好衡量。所以建议好好思考。最后就是自我诊断，不要指望咨询机构或者供应商来帮你梳理，只有你自己最了解自己，否则会被供应商牵着鼻子走，最后发现还没达成目标。
好了，今天先啰嗦到这里，下次聊聊费用报销上线的注意事项。