财务共享中心的信息化建设

杰森汪

笔者曾经在一个世界五百强分拆上市的财务共享中心工作过一段时间，加之之前一直在欧美企业兼从事系统上线工作（主要是ERP和Hyperion），所以想在这里与大家探讨如何在财务共享中心建设中需要实施哪些信息化软件，如何借系统上线，实现中心管理需求，并更好地提升运营效率，这样既节省中心人力成本，又能更快更及时向业务及管理部门传递财务信息。

就我的经验而言，共享中心信息化软件应包括以下几类：

一、 企业资源计划信息系统（ERP）及相关功能接口软件

一般来说，制造型的企业都实施了ERP，主流的有SAP，Oracle，金蝶与用友等。模块主要有销售及售后，采购存货，生产与质量，成本与财务（应收，应付，固定资产，总账），有研发或工程项目的，可能会实施项目管理模块等。模块的划分在不同ERP中可能不一样，但大体还是销售，采购，生产，存货运营及财务核算的这些主流模块。对ERP，大多数公司都不太注重如何实施，只关心能否成功上线。其实ERP蓝图与流程就是企业需求与管理思想的一种体现，而不是为上线而上线。另外还有就是，随着企业不断发展，企业组织架构与经营方式的改变，各种新的产品研发/制造/销售，新的需求不断产生，需要定期对系统蓝图与配置进行更新，而不要十几年都一味沿用旧的蓝图与系统设置。

有的公司会在ERP上挂SAP的BI （Business Intelligence）模块（Oracle也行），这样许多财务及管理报表会自动生成，这个对共享中心效率提升非常好。这个可定制开发，也适合非财务专业的运营与管理层进行查询和审阅的。

大公司还有SCM管理模块，如果对供应商开放的话，供应商可以自行下载采购订单，然后发货，供应商可以在系统中交货，得到系统确认后，可以在系统中对账和开票，再输入采购发票信息，自动生成应付账款信息与凭证，在账期期满后，共享中心付款后，供应商还可查询付款信息。如果这样，财务共享中心的应付会计工作量会少许多，一则是工作量外置到供应商层面，另一方面只剩下核对，确认和付款的工作（如乐天玛特，上汽通用等）。

应收这方面，如果接收EDI（汽车行业很普遍）这类的订单，一般都会有个接口软件会自动生成ERP中的销售订单。其他形式的订单可能需要开发才能实现自动功能。在国外都是可以系统自动开票（无论是增票还是其他发票），再导出，发邮件给客户入账的，而国内由于国家对增值税发票进行管控，所以开票量大的公司只好进行软件开发，把ERP中的数据编译后传到金税系统进行开票，开票完成后回传信息到ERP中生成应收账款。

与供应链相关的接口软件还有条码系统与Rfsmart等等，实现物流信息，这些与供应链共享相关（当然条码等系统与生产制造和项目管理也相关的），会生成与货物发票有关的装箱单，标签与出库信息。

资金收付这一块，在欧美企业中，以前都是用收发报文进行收付结算，和ERP对接生成收款和付款凭证信息。现在都倾向于建立资金池，特别是集团企业。但是中国金融业国际化程度不高，只能在国内建立人民币资金池业务（另外如果有票据还需要另外建票据系统，很不方便。），这样可以把ERP系统和资金池管理软件结合起来，ERP向资金管理软件传输付款指令，付完款后，再回传付款信息到ERP生成付款凭证，同时资金管理软件中的收款信息也可以传送到ERP中生成收款凭证。近些年来，国内资金池业务盛行，不仅打通了ERP与银行的信息交换的通道，另一方面资金的利用效率也大大提升，集中归集资金，集中支付，对归集的资金测算应减少的信贷额度，对归集后资金中浮动部分进行协定存款处理，由于体量巨大，能获得比较高的收益，对其中沉淀部分还获得结构性存款等方式收益，这种收益可抵消近似一年期贷款利率的80%左右。

报销系统也是必不可少的，我用过Concur，国内目前流行用汇联易等软件，报销系统一般都是分申请与报销两个模块，可以按公司政策和审批流来设置，申请与报销的模块可以与ERP对接，生成借款信息或管销等费用凭证传送到ERP，再通过ERP直接传输到银行或资金管理软件系统付款后，再回传到ERP中生成付款凭证。目前电子发票的出现，有些报销软件会从供应商/服务商处获得发票信息，传输到报销软件中，从而省掉了纸质发票上传/复印，验证等流程，更加真实，准确和高效。我认为，金税系统电子化是趋势，未来的某一天，报销或ERP通过开发（或直接下载）获取（或传给客户）发票信息，发票的无纸化就真正实现了。

还有，其实财务共享中心有许多工作是对账工作，国内叫Reconciliation，我曾见过GE的共享中心关于如何做Recon的培训资料，光PPT就有100多页。对账是国内及至跨国公司的一个短板，这需要各模块之间核对，总账与明细账核对，账与实相对，与供应商核对应付款，与客户核对应收款，有VMI和办事处库存就更加头疼。有的ERP会有自动对账的功能（如Oracle 的JDE），主要是各模块之间核对，这就解决了账账核对的问题（IC的问题下面的提及），会生成供应商对账和客户对账报告。存货方面，通过盘点功能会处理账实之间的差异。

有许多集团公司内部有不同的ERP，甚至是一种ERP的不同版本，特别是有些公司喜欢收购不同行业，经营模式不同的公司，ERP更是五花八门。所以我建议尽量把不同的ERP整合到同一版本的ERP上来，虽然这个信息化很花费人力物力，但这个是对子公司政策和流程进行重组的最好办法，信息化是不得不做的事，晚做不如早做。笔者曾经在一家欧洲公司工作过，他们收购了一家台湾公司，收购后马上换了管理层，直接实施集团的管理、财务政策及流程，接手半年后就把中国的两家公司全部实施了集团统一的Oracle系统，替代了原先各自的用友与新中大软件。上线后，好处立马显现，特别是关联交易方面，如一家子公司在系统中对另一子公司下了采购订单后，会在另一子公司账套中自动生成销售订单，而且到月底会自动对账，应收应付哪些是对的，哪些是未达的，一目了然（不像有的公司，月末关联公司财务或业务间邮件，电话满天飞，账结完了也没对完，有的直接就没对平，让合并报表的人自行处理）；由于会计科目设置相同，合并报表，各种分析报表也会自动生成；主数据相同，如物料，供应商，销售客户相同的可以集中优化，节约采购成本，物流费用等；由于设置相同，IT支持与维护成本降至最低，同时也为采购，甚至供应链的共享提供了绝佳的机会。

以上可知， 一个集团内统一的，与相关功能软件开发集成良好的ERP，那么共享中心的财务人员的工作量会大大减轻，工作效率也有很大的提升。

二、 合并报表软件（Hyperion, BPC等）

合并报表软件最主要的是预算与报告两个模块。业绩导向的公司特注重预算的，正如中国的古语云“凡事预则立，不预则废”。美国公司预算编制分为短中长期的，最长的甚至到十年，每年更新后十年滚动预算。预算一般是以科目余额表为基础进行编制，上传到Hyperion等软件会自动生成资产负债表，利润表与现金流量表（间接法）。销售预算会以销售客户，区域与具体产品料号编制销量与销售价格，辅之以标准成本（当然潜在的客户，正在研发的产品可以以预先估计的可能性，预计上市的时间，预计销售量，销售价进行预测，之后随时间的推移，预测或预算会不断地修正的），上传系统会生产预算的销售，客户，区域等销售趋势信息，毛利状况，本量利，销售差异（Sales Bridge）分析等；研发和新产品项目也有预算的，预测出未来的资本化或费用化的投入，在某一点形成销售，收入，成本及盈利情况，再测算投资回报率；

有的公司还会根据普通的预算会再在合并报表系统中模拟一个激进和一个保守的预算，一方面是想在最理想的情况下获得最好的收益，另外就是想在市场最差，外部经济环境糟糕的情况下，如何保持企业不破产或资金链不断裂，能够继续生存。预算经过批准后可反向导入ERP等系统进行控制和差异分析。还有一些模拟功能，如模拟一些收购或被收购的业务，测算收购或被收购后合并报表的变化情况，从而做出最有利的决策。另外可以单独输入所得税影响或调整的分录调整模块，一方面保留了原有的会计报表，另一方面也能了解计算合并后的纳税影响。

除了年度或中长期预算外，合并报表系统还会提供期间预测，如快报，这个一般是每周预测本月的利润表的情况，便于管理层掌握本月销售，成本，费用及利润情况，和预算进行对比分析后，可以及时做出一些短期的补救或纠正措施。还是就是季度滚动预测（FC3+9，FC6+6，FC9+3等），这些就是本季度截止的累计利润表，各月度的资产负债表，现金流量的情况，以便于管理层为完成年度考核目标而及时做出调整计划（Action Plan）。

每月结完账后，会把实际的科目余额表和其他财务信息导入合并报表系统。系统会自动按区域，事业部等不同维度进行合并，并与预算，预测数进行比对分析，生成月度营运报告供管理层每月开会审阅（Review），这些月度营运报告除了三大财务报表以外，还会自动生成销售，制造，研发，质量，售后，资本投资，人事，项目等各部门或功能性管理报表，再通过EXCEL输入出，各部门再在此基础上加上文字描述，分析和行动方案，从而形成一个完成的月度营运报告。开会的形式有的是总部按区域或按事业部分别开的。管理报表可以按需求进行订制或开发。总的来说，月度营运报告的作用是管理层来检查绩效达成情况的，并注重偏离预算而采取的行动的。

当然，合并报表有了预算和实际财务等数据后，也会生成一套财务报表，除三大表外，也有如营运资金分析，应收账龄分析，成本分析等报表，供总部的财务部门与下层的共享中心及实体财务每月开会Review。与营运报告不同，这套会计报表是总部财务部门检查共享中心，子公司财务部门对公司会计制度的执行，会计核算的准确性，当然同时也会关注内控和财务管理对企业绩效的推动的。

合并报表软件最适合集团内不同区域或不同事业部的子公司，如一个集团公司，在中国，欧洲，美国都有许多工厂或办事处，而且分属于不同的事业部，有的还是新收购的，或会计实体与法律实体错综复杂（如一个法律实体可能有N个会计实体，一个会计实体包括N个法律实体等等），各个子公司的ERP等系统不尽相同，甚至相同的ERP软件版本不同，况且各自采用的会计准则也不相同，集团公司根本无力在短期内投入人力和资金对所有系统进行整合到一套同一版本的ERP系统中（这是不可能实现的任务），这样的模式下，合并报表采用系统软件才是最便捷和有效的。只要各个会计实体结账完毕后，按集团设置后的会计政策与规则Mapping好后，导入系统，就可以生成管理层想要的各种报表和数据了。

三、 信息交流

财务共享中心一般是集中办公，有可能与总部或区域总部，或与某一子公司，或完全独立与所有集团实体不在一起办公，甚至有可能外包。当然，共享中心需要与各业务部门，特别是与local及总部部门及时交流，沟通，信息共享。所以光是电话联系是远远不够的，一般需要即时通软件（不仅是开会时用，如Lync/Skype，QQ，微信或RTX等）和邮件系统（如Outlook等）。

这里我比较推荐Lync/Skype 和outlook 的组合，假如要发起一个会议，可以从outlook中发出会议邀请，同时还可以察看相关人员是否在你约定开会的时间上空闲或冲突，订好会议时间后，可以在电脑上设置提醒时间，如在会议前30分钟提醒所有人。直接在提醒框跳出后，直接用电脑与同事或集团外部人员开会（他们可以用固定或移动电话加入会议的），这样你就可以坐在电脑前，语音（可以用耳麦或直接用PC）或视频与大家开会。Lync有主持功能，主持人可发言，如果有其他人要发言，可以take control就行了。这个软件还有一个强大的功能就是可以分享或展示文件，如PPT或财务报表的，这样与会人员都能看到你的会议提纲或内容。当然，会议中可以增加，邀请某人加入或请他离开。所有的会议记录，信息或录音或视频都可以保留在服务器上。

国内会议系统功能比较单一，如电话会议系统，只能有声音，电视会议好点，有视频，我也用过QQ，RTX，微信开会，但与会议邀请，电子邮件，文件共享等功能的集成显得很弱（也许是免费的原因吧）。

四、 文件存储类软件

共享中心的文件保存问题。内部文档服器当然必不可少。但我觉得财务处理无纸化是个趋势。如接收电子订单，转化到ERP中（也可以生成附件上传）,内部生产，采购和发货信息文档也可以在ERP中流转，发票可以全部电子化，采购发票从对方金税系统中开具上传到税务服务器，共享中心可以去读取下载转化上传ERP中生成采购发票信息（同时也可以下载电子发票做为附件上传）（费用发票同理），发货信息生成装箱单，发票和物流电子信息分发给客户与货运/快递公司，银行信息更不必说了，通过银企直联协议生成收付信息与ERP对接，生成收付凭证。至于一些合同也可以网上签署，电子签章，生成文档作为附件上传ERP或有专门的文档服务器上保存。如果这些可行的话，内审及外审也能做到无纸化，可在信息化软件中查询或下载相关信息即可

但目前还没到这个完全无纸化的程度，一种方法就是Local的业务及财务部门把所有的发票，合同等文档通到扫描仪上传至共享中心，并自动编号并在服务器上存档，共享中心拿到相关的票据进行审核后进行会计处理。原件由Local业务和财务部门保管（内审或外审需要查询验证的），共享中心只用扫描件进行会计归档。另一种方法就是通过SharePoint等类似的软件分类上传及共享各种会计文件。例如对文档库签入签出和内容权限更新（这点对合同条款的增删，修改，企业月度经营报告的编辑等非常好用，它能打破时间与空间的限制），内容移动和属性更改以及定期触发流程等功能。和OA一样可以把将业务流程如人事入职，出差申请，休假申请，加班申请，费用报销，项目立项，固定资产采购，公章使用等都放在这个平台上进行管理和审批。另外也可以把企业的政策，规章制度等知识放在SharePoint上共享。

有了上述软件，月度的经营报告及财务报表的Review会议将非常容易，以往我就有在白天或夜间与美国总部，欧洲事业部的管理层，财务部同一起开会，分析和讨论公司经营或财务管理中出现的情况，并找到解决方案，后续执行，追踪及反馈。

总而言之，共享中心目标达到财务信息最大化后，许多人力成本都节约了，有许多固定流程和处理甚至可以用机器人来代替。生成的信息与Local业务，财务及总部共享，相互多维交流，沟通，真正实现共享中心财务核算与管理的作用。

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