财务管理

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如何做好财务工作之出纳

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小财

笔者会在之后的几篇文章中详细的说明一般企业财务部岗位设置,岗位职能,重点会说一下每个岗位的工作方法,以及工作中的小技巧,起于出纳,止于财务经理。再往上的岗位还需要看这种东西,就有点过分了。而且管理岗,对实务的要求不尽相同,不是一个几千字的文章能说清楚的。就不说了。好了,废话说完,正文开始。

财务工作之出纳。

第一、晋升方向,出纳-应付会计-总账会计-财务主管。当然,企业不同,可能不会有这么多层级,但是大方向就是这样的。这时,出现一个问题,既然出纳的升职方向是会计,为啥不直接从会计做起?何必浪费时间去做出纳岗位呢?当然,每个人职业规划都没错,从财务职业生涯规划角度上说,笔者在这里的建议从出纳开始。原因:

1、出纳管钱、会计管账。最基本的分工,也说明了出纳岗位实际管理了一家企业最重要的资产——现金(广义现金,包含银行存款,有价票据等,下同)。正因如此,未实行资金池统一付款的公司,出纳在财务的地位,是不低于会计的。而且,公司规模越小,出纳的地位越高,毕竟出纳,管理着一家公司的核心资产。在地方性家族企业,出纳大概率是董事长的亲戚,可以和财务负责人分庭抗礼的存在。这个不展开,继续说。出纳作为财务工作最重要入口(现金收款),及出口(现金付款)。实质上是一切财务工作的基础,

2、出纳工作实际是对应财务基础实操部分,如:数钱、网银支付、发票开具、银行相关票据收取、开具等。以上这些工作,最为会计不太熟悉是很正常的,但作为财务主管(财务负责人),说不熟悉,那这主管也快到头了。

3、只有熟悉岗位,才能做好对岗位的检查。这条不用多说了。

第二、工作方法。出纳的工作相对单一,这里从以下几点简单说一下,篇幅有限,仅说实操,不讲原理了。

1、出纳岗位设置:基本工作工具,保险柜、计算器、验钞机、电脑、票据登记簿。

重点:确保报销柜在出纳工位可以随时看到,但他人目光无法直视的地方。验钞机越贵越好。如每日收款额度超10万,验钞机必须2000元以上的。出纳办公室要求实墙、安装防盗门,窗户安装护栏(高层建筑的中层以上非必要),至少两个摄像头,确保无死角监控。

1、现金管理,库存现金部分:管理原则,越少越好。根据公司需要情况,留足备用金后,尽量在下午4~5点前存入银行。确定当天现金不会再支取,尽量留存。当然,有极端情况是就算第二天有用,当天也要存入银行,第二天再取。所谓现金不过夜。实际,除非去银行特别方便,否则不建议,一般情况取款途中风险,远大于现金过夜风险。财务特别简陋除外。

2、银行票据,视同现金保险柜保存,分类放置。空白票据不得用印。领用。作废及时登记,领用人信息必须登记清楚。外单人员不建议作为票据领用人员。

3、发票,发票管理同银行票据。对于增值税专票,绝对不能虚开,无论谁说的。切记,你拿的那点工资不够虚开增值税发票的风险。如果上级一定要虚开,建议直接离职,并将相关开票人等相关信息注销。再说一下收发票核查,收发票查真伪可至税务局官网输入发票号进行查询。查询不到,无论对方如何辩解,都不收。收了你就是全责。

4、出纳可能会涉及的系统,包括:现金管理系统,要点是做好数据预测,千万不要为了自己工作方便,夸大现金使用情况。各类收费系统,对于自动推送的收费账单,注意核查账单对错,前端部门录错基础数据,甚至录错账单,这事太平常了。但出了问题,背锅的大概率是出纳。报销系统,核查报销系统数据与实际收到的票据是否一致,影像、对应票据内容,签字全不全等。

5、特别提醒,骗子猖獗,微信、QQ、或者其他非面对面的付款指令,无论是谁下达的。接到后,第一时间核实,如无法得到上级面对面或电话核实,一律不付。(规范企业无纸质票据不付款,无论对方是谁,小公司这么干容易把自己玩死,所以只接受面对面下指令,或打电话下指令两个渠道(微信直接语音或视频算电话,语音短消息不算))尤其是付款非常用账号。尤其是各类越级指挥的,无论什么方式,无视就好。比如,你是某连锁公司北京分公司出纳。结果北方大区的区总让你付xx款。直接汇报给自己的直属上级就好了。别的不用管。越是大公司,越级管理的现象越少。对于这种越级管理直接无视就好,官大一级确实压死人,但官大两级以上,对你就是路人。不用理他。

三、几个小贴士

1、EXCEL,务必精通,数据透视表,数据对比,数据搜索查询,必须特别熟悉;

2、系统完备,和自己准备工作表,工作台账不冲突。如收据台账、票据台账、合同台账、付款台账等。内容不必特别详实,单一定要有关键数据,且独立于系统。稳定的财务系统这种事只存在于理论上。

3、现金长短款,长款的话,确定没数错,而且挺长之间没人要(6个月以上)金额不大那就当上班捡钱了,吃点好的吧。金额大,最好上报。上报方式邮件、OA等能抄送,能留证据那种。短款同理,金额小,自己垫上吧。金额大,第一时间上报。至于金额大小,建议一一个月工资为界限。

4、别老是一副臭脸。给自己留个好印象,尤其是业务口。大部分公司,业务口说话分量比财务大多了。但要有底线。出了问题,没人帮你背锅。尤其是财务负责人,大部分财务负责人都是甩锅侠。

好了,就这么多了,预告一下,下次聊收入会计。

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